Objectif et champ d’application

Il s’agit de l’Avis de confidentialité relatif au recrutement et à l’embauche (ci-après « Avis ») de Foundever™ ou de l’une de ses sociétés mères, filiales ou sociétés affiliées (ci-après « Foundever », « Nous », « Société ») en leur qualité de responsables du traitement des données. Le présent avis s’applique à tous les candidats à un emploi, les employés potentiels et les sous-traitants, y compris ceux qui (i) sont des chercheurs d’emploi actifs qui s’inscrivent sur notre site Web de recrutement ou qui postulent à un poste que nous avons publié ; (ii) nous sont adressés par des tiers (tels que des chasseurs de têtes, des recruteurs) ; et/ou (iii) sont des personnes que nous identifions comme des chercheurs d’emploi potentiels par le biais de ressources externes (par exemple : un réseau social d’entreprise).

Nous sommes un responsable du traitement des données, ce qui signifie que nous sommes responsables de décider de la manière dont nous collectons, détenons et utilisons vos données personnelles. Le présent avis explique comment et pourquoi nous recueillons, utilisons et conservons vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement et d’embauche et décrit nos obligations permanentes en ce qui concerne la manière dont nous gérons vos données personnelles.

Vos données personnelles

Dans le présent avis, « vos données personnelles » désignent les informations vous concernant à partir desquelles vous pouvez être identifié. Le tableau ci-dessous énumère vos données personnelles que nous sommes susceptibles de traiter. Vos données personnelles n’incluent pas les données dont l’identité a été supprimée (données anonymes).

Il est important que vos données personnelles soient exactes et à jour. Veuillez nous informer si vos données personnelles changent au cours du processus de recrutement.

La fourniture de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, si vous choisissez de ne pas fournir toutes les données demandées dans votre candidature, la capacité de Foundever à vous prendre en compte votre candidature peut être limitée.

D’où proviennent vos données personnelles ?

Vos données personnelles proviennent de vous ou de nous, et peuvent également provenir des sources suivantes :

• Les agences de recrutement et les recruteurs peuvent nous fournir les données personnelles suivantes : nom, date de naissance, coordonnées (adresse électronique, numéro de téléphone, adresse physique), historique de carrière, établissements d’enseignement fréquentés, certifications, références, statut d’immigration ;
• L’un de vos contacts peut nous fournir les données personnelles suivantes dans le cadre de notre programme de parrainage d’employés : nom, date de naissance, coordonnées (adresse électronique, numéro de téléphone, adresse physique), historique de carrière, établissements d’enseignement fréquentés, diplômes, certifications, références ;
• Les organisations d’étudiants peuvent nous fournir les données personnelles suivantes : nom, date de naissance, coordonnées (adresse électronique, numéro de téléphone, adresse physique), historique de carrière, établissements d’enseignement fréquentés, certifications, diplômes, références, statut d’immigration ;
• Les sites/portails d’emploi peuvent nous fournir les données personnelles suivantes : nom, date de naissance, coordonnées (adresse électronique, numéro de téléphone, adresse physique), historique de carrière, établissements d’enseignement fréquentés, certifications, références, statut d’immigré ou à partir de sites web de recherche d’emploi ou de réseaux professionnels (par exemple : LinkedIn, JobStreet, etc.) où vous pouvez avoir rendu publiques des données vous concernant ;
• Vos employeurs précédents ;
• Sites web de recrutement de Foundever ou toute autre plate-forme/outil/système de recrutement ;
• Lorsque vous posez votre candidature ou que vous nous contactez par le biais de nos canaux de réseaux sociaux officiels (lorsque la loi applicable l’autorise)
• Les fournisseurs de vérifications d’antécédents, le cas échéant, peuvent nous fournir les données personnelles suivantes : casier judiciaire, articles de presse, historique des adresses, historique de crédit, historique de paiement des comptes et tout dossier public. Le contenu des vérifications des antécédents varie selon les pays afin de se conformer aux exigences locales, mais peut inclure des informations recueillies auprès de sources publiques ;
• Les anciens employeurs, que vous nous avez autorisés à contacter, peuvent nous fournir les données personnelles suivantes : titres de poste, salaire, historique de travail, évaluations, mesures disciplinaires, registres de présence.

Comment utilisons-nous/traitons-nous vos données personnelles ?

Nous pouvons traiter vos données personnelles pendant et après le processus de recrutement et d’embauche. Cela peut inclure la collecte, l’enregistrement, le stockage, l’utilisation, la transmission, la mise à jour/modification, la consolidation, la destruction et, dans certaines circonstances, la divulgation de vos données personnelles.

En général, vos données personnelles peuvent être utilisées dans le cadre de toute activité de recrutement et d’embauche pour :

• Évaluer votre candidature en vue d’un placement réel ou possible et vérifier les informations contenues dans votre candidature ;
• Conserver les dossiers relatifs au processus de recrutement ;
• Établir, exercer ou défendre des revendications légales ;
• Effectuer des vérifications des antécédents criminels (condamnations, y compris les infractions présumées) et d’autres vérifications d’antécédents, y compris des vérifications de crédit pour les postes impliquant des risques financiers importants et autrement autorisées par la loi. Vous recevrez de plus amples informations sur la nature de ces vérifications d’antécédents avant qu’elles ne commencent ; et/ou
• Se conformer à la loi ou aux exigences d’un organisme de réglementation.

Nous traitons également vos données personnelles aux fins suivantes, et sur les bases juridiques énoncées dans le tableau suivant :

Finalité du traitement	Base juridique et intérêt légitime (le cas échéant)
Vous contacter au sujet du processus de recrutement et d’embauche et de toute offre d’emploi.	Pour conclure un contrat
Vous contacter au sujet de nouveaux postes pour lesquels nous pourrions recruter à l’avenir.	Pour nos intérêts légitimes : recherche d’employés, de travailleurs et de sous-traitants appropriés
Prendre une décision concernant votre recrutement ou votre nomination, notamment en évaluant vos compétences, vos qualifications, votre aptitude au travail et si vous pouvez travailler à domicile.	Pour conclure un contrat Pour se conformer à une obligation légale Pour nos intérêts légitimes : sélectionner des employés, des travailleurs et des sous-traitants appropriés
Si vous vous inscrivez sur notre site Web de recrutement ou sur tout autre site Web/outil/propriété de Foundever, nous vous inscrirons dans une base de données afin de recevoir par courrier électronique les offres d’emploi, les événements et autres informations pertinentes qui pourraient vous intéresser. Vous aurez toujours la possibilité de refuser toute communication marketing de Foundever.	Pour conclure un contrat Pour nos intérêts légitimes : sélectionner des employés, des travailleurs et des sous-traitants appropriés
Transférer vos coordonnées, vos données relatives à la formation, à l’emploi, à la candidature et le CV, tels que vous les avez fournies dans notre système de recrutement, à l’outil de gestion des talents/système de suivi des candidats de Foundever ou à tout site que nous maintenons pour vous informer des nouveaux postes, ou à tout système de recrutement similaire utilisé par Foundever.	Pour conclure un contrat Pour nos intérêts légitimes : sélectionner des employés, des travailleurs et des sous-traitants appropriés
Si vous avez accepté une offre de travail de notre part qui est soumise à de tels contrôles : · Prendre des références (auprès de personnes de référence que vous nous avez autorisés à contacter) ; · Effectuer des vérifications des antécédents ; · Confirmer vos adhésions, registres et / ou qualifications professionnelles.	Pour conclure un contrat Pour se conformer à une obligation légale Pour nos intérêts légitimes : sélectionner des employés, des travailleurs et des sous-traitants appropriés
Déterminer les termes de tout contrat potentiel entre vous et nous.	Pour conclure un contrat Pour se conformer à une obligation légale
Si vous avez accepté une offre de travail, vérifier si vous êtes légalement autorisé à travailler dans le pays concerné	Pour conclure un contrat Pour se conformer à une obligation légale
Déterminer si vous pouvez vous soumettre à une évaluation qui fait partie de la procédure de candidature. Envisager des ajustements raisonnables du processus de recrutement pour les candidats handicapés.	Pour conclure un contrat Pour se conformer à une obligation légale Pour nos intérêts légitimes : sélectionner des employés, des travailleurs et des sous-traitants appropriés *Pour des catégories spéciales d’informations : pour exercer ou exécuter des droits ou obligations en matière de droit du travail
Déterminer si vous serez en mesure d’exercer une fonction intrinsèque à ce travail spécifique. Si vous avez accepté une offre de travail de notre part qui est soumise à un tel contrôle : évaluer votre aptitude au travail au moyen d’un test ou d’une évaluation (y compris de nature médicale), d’un questionnaire de santé.	Pour conclure un contrat Pour se conformer à une obligation légale Pour nos intérêts légitimes : sélectionner des employés, des travailleurs et des sous-traitants appropriés *Pour les catégories spéciales d’informations : · Pour exercer ou exécuter des droits ou obligations en matière de droit du travail · Aux fins de la médecine préventive ou du travail, ou pour l’évaluation de votre capacité de travail
Effectuer tout rapport requis par la loi et répondre aux procédures légales.	Pour se conformer à une obligation légale

Lorsque le tableau ci-dessus indique que nous nous appuyons sur des intérêts légitimes pour une finalité particulière, nous prenons en compte votre intérêt et vos droits et si ceux-ci peuvent être affectés par nos activités de traitement. Nous mettons en balance vos intérêts, vos droits et vos libertés avec nos intérêts, en tenant compte des objectifs du traitement, de la sécurité de vos informations et de notre relation existante avec vous.

Dans certaines juridictions, dans la mesure où le consentement est obligatoire en vertu de la loi applicable, nous ne traiterons vos données personnelles aux fins mentionnées dans le tableau ci-dessus que sur la base de votre consentement préalable. Si vous êtes invité à accepter le présent avis dans l’un de nos outils, cette acceptation sera considérée comme votre consentement au traitement de vos données personnelles dans les pays où ce consentement est obligatoire uniquement. Dans tous les autres pays, le fait de cliquer sur les boutons d’acceptation/accord sera considéré comme une reconnaissance de cet avis.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Sous réserve des lois et réglementations locales, et en cas de besoin, nous pouvons partager vos données personnelles avec des tiers si la loi l’exige ; si cela est nécessaire pour conclure un contrat avec vous ; s’il existe un autre intérêt légitime à le faire ; ou si cela est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne.

Nous pouvons divulguer des données personnelles à des tiers aux fins commerciales suivantes :

• D’autres entités Foundever où le responsable du recrutement se trouve dans un autre pays, pour l’assistance à la maintenance du système et l’hébergement des données ;
• Nos prestataires de services, notamment les fournisseurs de systèmes de suivi des candidats, les fournisseurs d’évaluation des talents, les fournisseurs de vérification des antécédents, les fournisseurs de tests et les fournisseurs de services de paie ;
• Avec nos clients dans le but de valider nos processus de sélection ;
• Les professionnels de la santé et les prestataires de services de santé au travail impliqués dans votre prise en charge, afin de déterminer si vous pouvez vous soumettre à une évaluation faisant partie de la procédure de candidature ; d’envisager des ajustements raisonnables de la procédure de recrutement pour les candidats handicapés ; de déterminer si vous serez en mesure de remplir une fonction intrinsèque au travail spécifique ;
• Nos conseillers professionnels, notamment des avocats ;
• D’autres tiers, si nécessaire, pour se conformer à la loi.

Ces tiers peuvent être situés dans d’autres pays. Avant de partager vos données personnelles, nous prendrons les mesures nécessaires pour garantir que vos données personnelles bénéficieront d’une protection adéquate, comme l’exigent les lois pertinentes sur la protection des données et conformément aux politiques et normes mondiales de Foundever en matière de confidentialité.

Tout accès à vos données personnelles est limité aux personnes qui ont besoin de les connaître. Le Foundever™ ne divulguera vos données personnelles à des conseillers juridiques ou commerciaux, aux autorités gouvernementales et aux tribunaux que si la loi applicable l’exige ou le permet.

Où vos données personnelles seront-elles traitées ?

Sous réserve des exigences et de la législation locales, en tant qu’entreprise mondiale dotée d’un système informatique mondial, vos données personnelles peuvent être transférées dans d’autres pays où Foundever exerce ses activités ou à l’une de ses sociétés mères, sœurs, filiales ou sociétés affiliées à des fins d’embauche et à d’autres fins commerciales ou juridiques, ou à ses prestataires de services externes qui aident Foundever à gérer les demandes et les vérifications de recrutement et d’embauche.

Pour s’assurer qu’il existe des garanties adéquates, Foundever a mis en place des accords de transfert de données, y compris les clauses contractuelles types de la Commission européenne le cas échéant, entre nos entités pour le transfert de données personnelles au sein du groupe de sociétés Foundever, et avec nos fournisseurs si nécessaire, fournissant des niveaux élevés de sécurité et de protection pour le traitement et la conservation de vos données personnelles.  Le transfert international de données personnelles n’aura lieu que conformément au mécanisme de transfert de données et aux garanties appropriés.

Traitons-nous vos données personnelles sans aucune intervention humaine ?

Nous ne prendrons PAS de décisions vous concernant basées uniquement sur un traitement automatisé (c’est-à-dire sans intervention humaine), qui ont un effet juridique ou un effet significatif similaire sur vous.

Si nous mettons en œuvre un processus impliquant une prise de décision basée sur un traitement automatisé, nous vous informerons de cette activité de traitement et de la manière dont vous pouvez demander une intervention humaine dans le cadre du processus de prise de décision automatisé, le cas échéant, via le système ou la plateforme respectifs.

Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous maintenons une politique de conservation des données et un calendrier de conservation des données qui définissent les délais de conservation pour les catégories de données personnelles que nous traitons.

Si vous ne commencez pas à travailler avec nous à la suite du processus de recrutement, nous conserverons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire selon les critères de conservation suivants :

• Nos relations permanentes avec vous, dans le cas où vous êtes inscrit à notre portail de recrutement ;
• Lorsque cela est requis par une obligation légale à laquelle nous sommes soumis ;
• Pour nous permettre d’établir, d’exercer ou de défendre des revendications légales ; et
• Pour nos intérêts légitimes – pour nous permettre de réexaminer votre candidature et (le cas échéant) de vous contacter, si le poste pour lequel vous avez postulé, ou un poste similaire, devient à nouveau vacant.

Si votre candidature est retenue, vos données personnelles seront utilisées pour l’administration du personnel, y compris l’établissement de votre dossier personnel et à des fins de gestion. Nous vous remettrons une copie de notre avis de confidentialité pour les travailleurs et conserverons vos données personnelles comme indiqué dans ledit avis.

Comment protégeons-nous vos données personnelles ? 

Nous nous efforçons de protéger vos données personnelles tant qu’elles sont sous notre contrôle. Nous maintenons des mesures de sécurité organisationnelles, physiques et techniques appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout traitement non autorisé ou illégal et/ou contre toute perte, altération, divulgation ou accès accidentel, ou destruction ou dommage accidentel ou illégal. Nous avons des contrôles internes et des politiques et procédures pertinentes pour maintenir ces mesures en tenant compte du risque associé aux catégories de données personnelles et au traitement que nous entreprenons.

Dans certains cas, vos données personnelles sont accessibles en ligne au moyen d’un mot de passe. Pour aider à protéger la confidentialité de vos données personnelles, vous devez garder votre mot de passe confidentiel et sécurisé. Vous êtes responsable de toutes les utilisations, actes sur les sites par toute personne utilisant votre mot de passe. Veuillez nous contacter immédiatement si vous pensez que votre mot de passe a été compromis ou utilisé à mauvais escient.

Si une violation de données impliquant vos données personnelles se produit, ou si nous soupçonnons qu’une violation de données s’est produite, que l’entité qui a subi la violation de données soit Foundever ou des tiers que nous utilisons, ou nos clients, nous mènerons rapidement une enquête, une évaluation et prendrons les mesures correctives nécessaires.

Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données personnelles ?

Selon l’endroit où vous vous trouvez et sous réserve de certaines exceptions énoncées dans les lois applicables en matière de confidentialité, vous pouvez avoir les droits suivants :

• Accès: vous pouvez demander une copie de vos données personnelles que nous détenons et vérifier que nous les traitons de manière légale.
• Correction: vous pouvez nous demander de corriger vos données personnelles si vous pensez qu’elles ne sont pas exactes, complètes ou à jour.
• Suppression : vous pouvez nous demander de supprimer vos données personnelles, si :
  • elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles nous les avons obtenues ;
  • vous retirez votre consentement, et nous n’avons pas d’autre base juridique pour le traitement ;
  • vous vous opposez valablement au traitement dans les conditions décrites ci-dessous ;
  • nous avons traité les données de manière illégale ; ou
  • nous devons supprimer les données pour nous conformer à une obligation légale.
• Opposition: si nous traitons vos données personnelles pour exécuter des tâches réalisées dans l’intérêt public ou sur la base d’intérêts légitimes, vous pouvez vous opposer à ce traitement sur la base de votre situation particulière. Nous ne poursuivrons alors le traitement que si nous avons des motifs légitimes impérieux pour cela, ou si le traitement sert à établir, exercer ou défendre des revendications légales. Vous pouvez également vous opposer si nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct.
• Restriction : vous pouvez nous demander de restreindre notre traitement de vos données personnelles si :
  • vous contestez l’exactitude des données (pendant une période qui nous permet de les vérifier) ;
  • notre traitement est illégal, mais vous ne voulez pas que les données soient effacées ;
  • nous n’avons plus besoin de ces données, mais vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des revendications juridiques ; ou
  • vous vous êtes opposé (comme ci-dessus) et attendez la confirmation que nous avons des motifs légitimes impérieux pour leur traitement.
• Transfert/Portabilité : si notre traitement est fondé sur votre consentement ou nécessaire à l’exécution de notre contrat avec vous, et qu’il est effectué par des moyens automatisés, vous pouvez demander une copie des données personnelles que vous nous avez fournies et leur transfert à quelqu’un d’autre. Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez nous demander de les transférer directement.
• Droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance : nous nous efforçons de résoudre toutes les plaintes en interne par l’intermédiaire de notre délégué régional à la protection des données, qui peut être contacté comme indiqué ci-dessous, mais vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance compétente à tout moment.

Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions sur le présent avis de confidentialité ou sur la façon dont nous traitons vos données personnelles, ou si vous souhaitez exercer vos droits, y compris le retrait de votre consentement, veuillez contacter le délégué à la protection des données de Foundever à l’adresse privacy@Foundever.com ou nous écrire à l’adresse suivante : 50/52 Boulevard Haussmann, 75009 Paris, France, à l’attention de : Délégué à la protection des données.Veuillez noter, toutefois, que certaines données personnelles peuvent être exemptées de telles demandes d’accès, de correction et de suppression conformément aux lois et règlements applicables en matière de protection des données.

Mises à jour de cet avis

 Nous mettrons à jour cet avis de temps en temps pour refléter les changements dans nos activités.  Vous pouvez toujours vérifier et consulter les mises à jour de notre avis de confidentialité en visitant cette page.