Cel i zakres

Jest to Informacja o ochronie danych w rekrutacji i zatrudnieniu („Informacja”)  w Foundever® lub dowolnej z jej spółek macierzystych, spółek córek, oddziałów lub spółek stowarzyszonych („Foundever””, „my”, „Firma”) w ich roli jako administratorów danych. Niniejsza informacja ma zastosowanie do wszystkich osób ubiegających się o pracę, potencjalnych pracowników i współpracowników, łącznie z tymi, którzy są (i) osobami aktywnie poszukującymi pracy, które rejestrują się przez naszą witrynę kariery albo zgłaszają się na stanowisko, na które ogłosiliśmy nabór; (ii) poleconymi nam przez osobę trzecią (taką jak headhunter, rekruter); i/lub (iii) osoby zidentyfikowane przez nas jako potencjalni poszukujący pracy przez zasoby zewnętrzne (np. biznesowa sieć społecznościowa).

Jesteśmy administratorem danych osobowych, co oznacza, że odpowiadamy za decydowanie o sposobie gromadzenia, przechowywania i wykorzystywania danych osobowych. Niniejsza informacja objaśnia w jaki sposób i dlaczego gromadzimy, wykorzystujemy i przechowujemy dane osobowe w związku z procesem rekrutacji i zatrudniania oraz opisuje nasze ciągłe zobowiązania dotyczące sposobu zarządzania danymi osobowymi.

Dane osobowe

W niniejszej Informacji określenie „ dane osobowe” oznacza informacje na  Państwa temat, umożliwiające ustalenie  Państwa tożsamości. W poniższej tabeli są wymienione  dane osobowe, które możemy przetwarzać.  Dane osobowe nie obejmują danych, z których usunięto tożsamość (dane anonimowe).

Jest ważne, by dane osobowe były dokładne i aktualne. Prosimy o poinformowanie nas, jeśli dane osobowe ulegną zmianie w trakcie procesu rekrutacji.

Podanie nam danych osobowych jest dobrowolne. Jeśli jednak zdecydujesz się nie podać wszystkich danych, które są wymagane w aplikacji, możliwość rozpatrzenia Państwa kandydatury przez firmę  Foundever może być ograniczona.

Skąd pochodzą dane osobowe?

Dane osobowe będą pochodzić od Państwa lub od nas, a mogą także pochodzić z następujących źródeł:

• agencje rekrutacyjne i rekruterzy mogą nam podać następujące dane osobowe: imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania), historię zatrudnienia, placówki oświatowe, do których Państwo uczęszczali, certyfikaty, referencje, status imigracyjny;
• Państwa osoba kontaktowa może nam podać niżej wymienione dane osobowe w ramach naszego programu polecania pracowników: imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania), historię zatrudnienia, placóki oświatowe, do których Państwo uczęszczali, certyfikaty, referencje, status imigracyjny;
• organizacje studenckie mogą nam podać następujące dane osobowe: imię i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania), historię zatrudnienia, placóki oświatowe, do których Pańśtwo uczęszczali, certyfikaty, referencje, status imigracyjny;
• Giełdy pracy / portale mogą nam przekazywać następujące dane osobowe: imię i nazwisko, daęt urodzenia, dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania), historię zatrudnienia, placówki oświatowe, do których Państwo uczęszczali, certyfikaty, referencje, status imigracyjny albo informacje z witryn dla poszukujących pracy lub profesjonalnych sieci do tworzenia kontaktów zawodowych (np. LinkedIn, Jobsteet itd.), w których mogli Państwo zamieścić publicznie dostępne dane na swój temat;
• od Państwa  poprzednich pracodawców;
•  Zakładkę „Kariera” lub jakiekolwiek platformy/narzędzia/systemy rekrutacyjne firmy Foundever;
• Kiedy Państwo aplikują lub kontaktują  się z nami przez nasze oficjalne  media  społecznościowe (jeśli jest to dozwolone przez odpowiednie prawo)
•  przeprowadzający wywiad środowiskowy mogą nam dostarczać  Państwa następujące dane osobowe: dane o karalności, artykuły w mediach, historię zamieszkania, historię kredytową, historię wpłat na rachunek bankowy i wszelkie dane ogólnodostępne. Zakres wywiadu środowiskowego różni się w zależności od kraju, w celu zapewnienia zgodności z lokalnymi wymogami, ale może zawierać informacje zgromadzone z publicznie dostępnych źródeł;
• Poprzedni pracodawcy, z którymi pozwolili  Państwo nam się kontaktować, mogą nam dostarczyć następujące dane osobowe: zajmowane stanowiska, wynagrodzenie, historię zatrudnienia, ocenę pracy i wyników, informacje o karach dyscyplinarnych, rejestry obecności.

Jak wykorzystujemy/przetwarzamy dane osobowe?

Możemy przetwarzać dane osobowe w trakcie i po zakończeniu procesu rekrutacji i zatrudnienia. Może to obejmować gromadzenie, zapisywanie, przechowywanie, przesyłanie, aktualizowanie/zmienianie, konsolidowanie, niszczenie i, w pewnych okolicznościach, ujawnianie danych osobowych.

Zasadniczo  Państwadane mogą być wykorzystywane w powiązaniu z dowolnymi działaniami w ramach rekrutacji i zatrudnienia w celu:

• uzyskiwania dostępu do Państwaaplikacji związanej z aktualną lub potencjalną  ofertą pracy oraz weryfikacją zawartych w niej informacji;
• przechowywania rejestrów związanych z procesem rekrutacji;
• zgłaszania, wykonywania lub obrony prawnie uzasadnionych roszczeń;
• przeprowadzania kontroli dotyczącej niekaralności (skazania, łącznie z domniemanymi przestępstwami) oraz inne wywiady środowiskowe, łącznie z kontrolą  historii kredytowej  w przypadku stanowisk związanych ze znacznym ryzykiem finansowym oraz inne kontrole dozwolone przez prawo; otrzymasz więcej informacji o charakterze takich wywiadów środowiskowych przed ich rozpoczęciem; i/lub
• przestrzegania  prawa lub wymogów organu regulującego.

Przetwarzamy dane osobowe także w następujących celach i na podstawach prawnych określonych w następującej tabeli:

Cele przetwarzania	Podstawy prawne i uzasadniony interes (tam gdzie ma zastosowanie)
Kontakt z Państwem w związku z procesem rekrutacji i zatrudnienia oraz  ofertą pracy.	Zawarcie umowy
Kontakt z Państwem  w związku z nowymi stanowiskami, na które możemy prowadzić rekrutację w przyszłości.	W związku z naszymi prawnie uzasadnionymi interesami: w celu zatrudnienia odpowiednich pracowników i współpracowników
Podejmowanie decyzji o zatrudnieniu lub mianowaniu, łącznie z oceną Państwa  umiejętności, kwalifikacji, odpowiedniości i do pracy oraz możliwości wykonywania zadań z domu.	Zawarcie umowy Wypełnienie zobowiązania prawnego W związku z naszymi prawnie uzasadnionymi interesami: w celu wybrania odpowiednich pracowników i współpracowników
Jeśli zarejestrujecie  się Państwo poprzez naszą  zakładkę „Kariera” na stronie internetowej lub na  innych  stronach internetowych lub w narzędziach/systemach firmy Foundever, wprowadzimy Państwa aplikację  do bazy danych, aby przesyłaćPaństwu informacje o wakatach,wydarzeniach oraz innych istotnych informacjach, którymi możecie Państwo być zainteresowani.Zawsze będziecie mogli zrezygnować z wszelkich wiadomości marketingowych od firmy Foundever.	Zawarcie umowy W związku z naszymi prawnie uzasadnionymi interesami: w celu wybrania  odpowiednich pracowników i współpracowników
Przesyłanie Państwa danych kontaktowych, informacji o wykształceniu, danych o zatrudnieniu, informacji z aplikacji i CV, przekazanych przez Państwa  w naszym systemie rekrutacji, do systemu zarządzania talentami / systemu śledzenia aplikacji  lub dowolnej administrowanej przez nas witryny, w celu  powiadomienia Państwa  o nowych stanowiskach lub wszelkich podobnych systemach rekrutacji wykorzystywanych przez firmę Foundever.	Zawarcie umowy W związku z naszymi prawnie uzasadnionymi interesami: w celu wybrania odpowiednich pracowników i współpracowników
· Jeśli zaakceptowali Państwo  ofertę pracy od nas, która wymaga kontroli pod następującymi  względamiSprawdzenie referencji (u osób udzielających referencji, na kontakt z którymi wyrazlili Państwo zgodę) · Przeprowadzenie wywiadu środowiskowego · Potwierdzenie Państwa  członkostwa w organizacjach zawodowych, rejestracji i/lub kwalifikacji	Zawarcie umowy Wypełnienie zobowiązania prawnego W związku z naszymi prawnie uzasadnionymi interesami: w celu wybrania odpowiednich pracowników i współpracowników
Ustalenie warunków  potencjalnej umowy między Państwem a nami	Zawarcie umowy Wypełnienie zobowiązania prawnego
Jeśli zaakceptują Państwo ofertę pracy, w celu sprawdzenia zezwolenia na pracę w danym kraju	Zawarcie umowy Wypełnienie zobowiązania prawnego
Ustalenie, czy możecie  Państwo podlegać ocenie, która stanowi element procesu aplikacji Rozważenie uzasadnionych zmian w procesie rekrutacji osób niepełnosprawnych	Zawarcie umowy Wypełnienie zobowiązania prawnego W związku z naszymi prawnie uzasadnionymi interesami: w celu wybrania odpowiednich pracowników i współpracowników *W przypadku szczególnych kategorii informacji: w celu wykonania praw lub obowiązków wynikających z przepisów prawa dotyczących zatrudnienia
W celu ustalenia, czy będziecie zPaństwo zdolni do sprawowania funkcji związanej z konkretną pracą Jeśli zaakceptują Państwo ofertę pracy od nas, która podlega następującej kontroli: ocena zdolności do pracy przez wykonanie testu lub oceny (w tym o charakterze medycznym), wypełnieniekwestionariusza o stanie zdrowia	Zawarcie umowy Wypełnienie zobowiązania prawnego W związku z naszymi prawnie uzasadnionymi interesami: aby wybrać odpowiednich pracowników i współpracowników *W przypadku szczególnych kategorii informacji: · Wykonywanie lub realizowanie praw lub obowiązków wynikających z prawa pracy · Dla celów medycyny prewencyjnej lub medycyny pracy lub do oceny zdolności do  pracy
Prowadzenie wszelkiego wymaganego przez prawo raportowania i odpowiadania na proces prawny.	Wypełnienie zobowiązania prawnego

W przypadkach, kiedy z powyższej tabeli wynika, że polegamy na uzasadnionych interesach dla konkretnego celu, rozważamy Państwa interes i prawa i czy nasze aktywności w zakresie przetwarzania mogą mieć na nie wpływ. Zrównoważyliśmy Państwa interesy, prawa i wolności z naszymi interesami, biorąc pod uwagę cele przetwarzania, bezpieczeństwo Państwa  informacji i nasz istniejący związek z Państwem.

W pewnych jurysdykcjach i w zakresie, w jakim zgoda jest obowiązkowa w ramach obowiązujących praw i regulacji, będziemy tylko przetwarzać  dane osobowe dla celów wymienionych w powyższej tabeli w oparciu o Państwa uprzednią zgodę. Jeśli zostaniecie poproszeniy o zaakceptowanie niniejszej Informacji w jednym z naszych narzędzi, taka akceptacja będzie uważana za  zgodę na przetwarzanie danych osobowych w krajach, w których taka zgoda jest obowiązkowa. We wszystkich pozostałych krajach kliknięcie przycisków akceptacji/zgody będzie uważane za przyjęcie do wiadomości niniejszej Informacji.

Komu udostępniamy dane osobowe?

Zgodnie z lokalnymi prawami i regulacjami i tam, gdzie istnieje potrzeba, możemy udostępnić dane osobowe stronom trzecim, jeśli jest to wymagane przez prawo; jeśli jest to niezbędne do zawarcia umowy o pracę z Państwem; jeśli mamy inny uzasadniony interes w takim działaniu; albo gdzie jest to konieczne do ochrony Państwa żywotnych interesów  lub innej osoby.

Możemy udostępnić dane osobowe stronom trzecim w związku z następującymi celami biznesowymi:

• Inne podmioty firmy Foundever, w przypadku których menedżer prowadzący rekrutację znajduje się w innym kraju – w celu wsparcia konserwacji systemu i prowadzeniu hostingu danych
• Nasi dostawcy usług, łącznie z dostawcami systemu śledzenia aplikacji , dostawcy ocen talentów, dostawcy wywiadu środowiskowego, dostawcy testów i dostawcy listy płac
• Nasi klienci – dla celów procesów walidacji lub selekcji
• Pracownicy służby zdrowia i usług medycyny pracy zaangażowani w opiekę nad Państwem – w celu ustalenia, czy możecie Państwo podlegać ocenie stanowiącej część procesu aplikacji; rozważenie uzasadnionych dostosowań do procesu rekrutacji osób niepełnosprawnych; ustalenie, czy będziecie Państwo zdolni do pełnienia funkcji nieodłącznie związanej z konkretną pracą
• Nasi profesjonalni doradcy, łącznie z prawnikami
• Inne strony trzecie, w zakresie niezbędnym do wypełnienia wymogów prawa

Takie strony trzecie mogą być zlokalizowane w innych krajach. Zanim udostępnimy  Państwa dane osobowe podejmiemy niezbędne kroki w celu zapewnienia, że te dane osobowe otrzymają odpowiednią ochronę wymaganą przez odpowiednie prawa ochrony danych oraz zgodnie z globalnymi politykami i standardami ochrony prywatności firmy Foundever.

Wszelki dostęp do Państwadanych osobowych jest ograniczony do tych osób, które muszą koniecznie posiadać te informacje. Foundever® będzie ujawniać  dane osobowe, wyłącznie zgodnie z wymogami lub dopuszczeniami obowiązującego prawa, konsultantom prawnym, instytucjom rządowym i sądom.

Gdzie będą przetwarzane dane osobowe?

Zgodnie z lokalnymi wymogami i systemami prawnymi, jako organizacja globalna z globalnym systemem informatycznym możemy przekazywać do innych krajów, w których firma Foundever prowadzi działalność albo do dowolnych swoich firm macierzystych, oddziałów lub firm stowarzyszonych w celu rozważenia zatrudnienia i lub do innych celów biznesowych bądź prawnych albo do swoich zewnętrznych dostawców usług, którzy wspierają firmę Foundever w administrowaniu i weryfikacji procesów rekrutacji i zatrudnienia.

Aby zapewnić istnienie odpowiednich zabezpieczeń, firma Foundever wprowadziła umowy o transferze danych, łącznie ze Standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej (ang.SCC), w stosownych przypadkach, między naszymi podmiotami w celu przesyłania danych osobowych w ramach spółek Foundever i z naszymi dostawcami, jeśli jest to wymagane, zapewniając podwyższone poziomy bezpieczeństwa i ochrony do przetwarzania i przechowywania danych osobowych.  Międzynarodowy transfer danych osobowych będzie dokonywany wyłącznie zgodnie z odpowiednim mechanizmem i zabezpieczeniami transferu danych.

Czy przetwarzamy dane osobowe bez jakiejkolwiek ingerencji człowieka?

Nie będziemy podejmować żadnych decyzji na Państwa temat jedynie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie (tzn. bez zaangażowania człowieka), które mają wpływ na Państwa sytuację, w tym prawną.

Jeśli wdrożymy jakikolwiek proces związany z podejmowaniem decyzji w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie, poinformujemy o takiej aktywności w przetwarzaniu oraz o sposobie, w jaki możecie Państwo poprosić o interwencję człowieka w zautomatyzowanym procesie podejmowania decyzji, zależnie od przypadku, przez odpowiedni system lub platformę.

Jak długo przechowujemy Dane osobowe?

Mamy własną Politykę retencji danych i harmonogram retencji danych, które ustalają okresy retencji dla kategorii przetwarzanych przez nas  danych osobowych.

Jeśli nie rozpoczniecie Państwo pracy u nas po procesie rekrutacji, będziemy przechowywać  dane osobowe tak długo, jak będzie to konieczne zgodnie z następującymi kryteriami retencji:

• nasze bieżące relacje z Państwem, w przypadku zapisania doportalu rekrutacyjnego;
• jeśli jest to wymagane przez zobowiązanie prawne, któremu Państwo podlegacie;
• w celu umożliwienia nam ustanowienia, wykonania lub obrony prawnie uzasadnionych roszczeń; oraz
• do naszych uzasadnionych interesów – aby umożliwić nam rozpatrzenie Państwa aplikacji i (w stosownym przypadku) skontaktować się z Państwem, jeśli stanowisko, na które aplikujecie , lub podobna rola, staje się ponownie dostępne(-a).

Jeśli Państwa  aplikacja zakończy się powodzeniem, dane osobowe zostaną wykorzystane do zarządzania personelem, łącznie z założeniem Twojej kartoteki osobowej i celami zarządzania. Przekażemy Ci kopię naszej Informacji o prywatności pracownika i będziemy przechowywać Twoje Dane osobowe zgodnie ze wspomnianą Informacją.

Jak chronimy Dane osobowe? 

Dokładamy wszelkich starań, by chronić dane osobowe pozostające pod naszą kontrolą. Zapewniamy odpowiednie środki organizacyjne, fizyczne, techniczne i zabezpieczające, aby chronić dane osobowe przed nieupoważnionym lub bezprawnym przetwarzaniem i/lub przed przypadkową utratą, zmianą, ujawnieniem bądź dostępem albo ich przypadkową lub bezprawną destrukcją bądź uszkodzeniem. Mamy kontrole wewnętrzne oraz odpowiednie polityki i procedury do utrzymywania tych środków, biorąc pod uwagę ryzyko związane z kategoriami danych osobowych i dokonywanym przez nas przetwarzaniem.

W niektórych przypadkach dane osobowe są dostępne online przez użycie hasła. Aby pomóc chronić poufność Państwa danych osobowych, musicie zapewnić poufność i zabezpieczenie hasła. Odpowiadacie Państwo za wszelkie wykorzystanie tych stron oraz działania podejmowane na nich przez jakąkolwiek osobę korzystającą z tego hasła. Skontaktujciesię z nami niezwłocznie, jeśli uważacie, że Państwa hasło zostało przechwycone lub niewłaściwie wykorzystane.

Jeśli wystąpi naruszenie Państwa danych osobowych albo jeśli będziemy podejrzewać, że takie naruszenie wystąpiło, niezależnie od tego, czy podmiotem, który doświadczył naruszenia danych, jest firma Foundever czy strony trzecie, z których usług korzystamy, czy też nasi klienci, przeprowadzimy dogłębne śledztwo, dokonamy starannych ocen i podejmiemy niezbędne działania naprawcze.

Jakie są Państwa prawa w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych?

Zależnie od Państwa miejsca pracy i przy uwzględnieniu pewnych wyjątków określonych w obowiązujących prawach ochrony prywatności, możeciemieć następujące prawa:

• do dostępu: mogą Państwo poprosić o kopię swoich danych osobowych, które przechowujemy, i sprawdzić, czy przetwarzamy je zgodnie z prawem.
• do sprostowania mogą Państwo  nas poprosić o poprawienie swoich danych osobowych, jeśli nie uważają Państwo, że są dokładne, kompletne lub aktualne.
• Do usunięcia danych:: mogą Państwo nas poprosić o usunięcie swoich danych osobowych, jeśli:
  • nie są one już niezbędne do celów, dla których je pozyskaliśmy;
  • wycofacie Państwo  zgodę, a my nie będziemy mieć innej podstawy prawnej przetwarzania;
  • słusznie sprzeciwiają się Państwo przetwarzaniu zgodnie z poniższym opisem;
  • przetwarzaliśmy te dane niezgodnie z prawem; albo
  • musimy usunąć te dane, aby spełnić zobowiązanie prawne.
• do sprzeciwu: jeśli przetwarzamy  dane osobowe, aby wykonywać zadania realizowane w interesie publicznym lub w oparciu o uzasadnione interesy, mogąz się Państwo sprzeciwić temu przetwarzaniu w oparciu o konkretną sytuację. Będziemy kontynuować przetwarzanie, tylko jeśli mamy nadrzędne uzasadnione podstawy do tego albo jeśli przetwarzanie ma na celu wniesienie, wykonanie lub obronę prawnie uzasadnionych roszczeń. Mogą się Pństwo także sprzeciwić, jeśli przetwarzamy dane osobowe do bezpośrednich celów marketingowych.
• Do ograniczenia  przetwarzania mogą Państwo nas poprosić o ograniczenie przetwarzania przez nas danych osobowych jeśli:
  • kwestionują Państwo  dokładność danych osobowych (przez okres, który umożliwia nam sprawdzenie tego);
  • nasze przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale nie chceceie Państwo, by te dane zostały usunięte;
  • nie potrzebujemy już tych  danych, ale żądają   Państwo wniesienia, wykonania lub obrony prawnie uzasadnionych roszczeń; lub
  • sprzeciwili się Państwo (jak wyżej) i oczekujecie potwierdzenia, czy mamy nadrzędne uzasadnione podstawy do przetwarzania.
• do przenoszenia danych/do otrzymania kopii danych: jeśli przetwarzanie jest oparte na Państwa  zgodzie lub niezbędne do realizacji naszej umowy o pracę z Państwem i jest dokonywane zautomatyzowanymi metodami, mogą  Państwo zażądać kopii danych osobowych, które nam zostały przekazane, i przesłania ich komuś innemu. Jeśli jest to technicznie możliwe, mogą Państwo nas poprosić o bezpośrednie ich przesłanie.
• do złożenia skargi do organu nadzoru: Chcemy, by wszystkie skargi wewnętrzne zostały rozpatrzone przez naszych Regionalnych Inspektorów Ochrony Danych, z którymi można się kontaktować zgodnie z poniższym opisem, ale macie Państwo prawo wniesienia skargi do odpowiedniego organu nadzorującegow dowolnym momencie.

Jak się kontaktować?

Jeśli będą Państwo mieli  jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszej Informacji o prywatności lub sposobu postępowania przez nas z  danymi osobowymi, albo jeśli chcecie Państwo wykonać swoje prawa, łącznie z wycofaniem zgody, prosimy o kontakt z   z Inspektorem Ochrony Danych, pisząc na adres elektroniczny (privacy@foundever.com) lub pocztowy (50/52 Boulevard Haussmann, 75009 Paris, Francja, Attention: Data Protection Officer.”Prosimy pamiętać  jednak, że niektóre dane osobowe mogą być wyłączone z takich żądań dostępu, poprawiania i usuwania zgodnie z obowiązującymi prawami i regulacjami dotyczącymi ochrony danych.

Aktualizacje do niniejszej informacji

Będziemy od czasu do czasu aktualizować niniejszą Informację, aby odzwierciedlić zmiany w naszym biznesie.  Mogą Państwon zawsze sprawdzić i zweryfikować swoją Informację o prywatności pod kątem aktualizacji, odwiedzając tę stronę.