Herausforderung Homeoffice
Mitarbeitende nicht nur zu gewinnen, sondern auch zu halten, beginnt bereits beim Onboarding. Professionelles Onboarding dient dazu, neue Mitarbeitende in Tätigkeitfeld, Team und Unternehmen optimal einzuarbeiten. Ziel ist es, dass sie möglichst schnell über die erforderlichen Kenntnisse verfügen und einsatzbereit sind.
Bei Foundever™ arbeitet weit über die Hälfte der Belegschaft remote oder hybrid. So kommen wir den Wünschen der Mitarbeitenden nach flexiblen Arbeitsformen entgegen und sichern die Businesskontinuität – für den nachhaltigen Geschäftserfolg unserer Kundinnen und Kunden. Gleichzeitig gilt es, ein besonderes Augenmerk auf das Onboarding zu legen. Denn in Zeiten von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen kann das zu einer Herausforderung werden.
Der Startschuss…
Ein weit verbreiteter Irrtum besteht darin, zu glauben, das Onboarding der Mitarbeitenden beginne am ersten Arbeitstag. Denn es beginnt viel früher – nämlich bereits bei Vertragsunterzeichnung. Und je größer der Zeitraum ist – von Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag – desto wichtiger ist es, neu gewonnene Kolleginnen und Kollegen bei Laune und von der Entscheidung für den neuen Arbeitsplatz überzeugt zu halten.
Der erste Schritt… die Information über das Onboarding
Der erste essenzielle Schritt ist, zukünftige Mitarbeitende zu informieren, auf welchem Weg das Onboarding stattfindet – in Präsenz, online oder hybrid. Am besten nutzt man einen Einarbeitungsplan, der keine Informationslücken offenlässt. Je weniger die Mitarbeitenden fragen müssen und der Arbeitgeber stattdessen in Informationsvorleistung geht, desto besser. Und: Je abwechslungsreicher, desto besser. Die Zeit bis zum ersten Arbeitstag wie einen Countdown zu gestalten oder Quizzes sowie Anekdoten oder Erfolgstories zu nutzen gibt nicht nur Unternehmenseinblicke, sondern macht auch Spaß. Es ist die Gelegenheit, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Gepflogenheiten, Menschen und Prozessen vertraut zu machen.
Mitarbeitende von Anfang ans Unternehmen binden
Ein schöner Willkommensbrief, ein kleines Präsent, eine Unternehmensbroschüre sowie Updates über den Newsletter oder Online Community bereiten die neuen Mitarbeitenden optimal auf das neue Unternehmen vor. Dazu zählt auch Informationsmaterial zu Trainings oder Schulungen. Denn die Weiterentwicklung innerhalb des Unternehmens ist ein wichtiger Faktor, Mitarbeitende zu halten.
Die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden in die interne Community ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, um Neulingen das Gefühl zu geben, Teil des Unternehmens zu sein. Wir setzen das beispielsweise über unser Mitarbeitendenprogramm MAX Connect um.
Was ebenfalls hilft, um das Onboarding möglichst attraktiv zu gestalten:
- Befragung der bestehenden Mitarbeitenden, was ihnen damals geholfen hätte, anzukommen
- Systematische Erfassung der Antworten in einem Fragebogen, um die Qualität des Onboardings kontinuierlich zu verbessern
- Aufstellung hybrider Teams von Anfang an, damit sich das Team direkt daran gewöhnt
Macht Homeoffice das Onboarding obsolet?
Mitnichten – ganz im Gegenteil. Gerade in Zeiten hybrider Arbeitsformen und vieler Homeoffice-Arbeitsplätze ist das Onboarding keineswegs obsolet ist. Es ist vielmehr ein zentraler Erfolgsfaktor, um die Unternehmenskultur und -werte ab dem ersten Tag auch den Mitarbeitenden zu vermitteln, die nicht oder nur punktuell im Büro vor Ort arbeiten.
Wo eine Bindung durch persönlichen Kontakt, aber auch eine gemeinsame Wirkstätte, die natürlich auch Identität stiftet, nicht gegeben ist, müssen andere kulturelle Touchpoints geschaffen werden, um sich als Teil des großen Ganzen zu fühlen. Zum Beispiel:
- Persönliche Ansprechpartner
- Hybride Meetings
- Virtuelle Kaffeepausen
Wichtig dabei ist, dass diese Touchpoints inhaltlich und zeitlich aufeinander abgestimmt, gut organisiert und technisch einwandfrei vorbereitet sind. Eine Etikette, wie man sich in diesen hybriden Zusammenkünften verhält, macht durchaus auch Sinn, damit sich jeder Teilnehmer auch gleichermaßen gesehen fühlt.
Präsenztermine? Unbedingt!
Wo immer es möglich ist, eine Auftaktveranstaltung vor Ort abzuhalten oder sich einfach im Büro zu treffen, sollte man das nutzen. Der Arbeitsplatz wird dabei zu einem neuen Ort – der Begegnung und des Austauschs. Unsere hubs sind der ideale Rahmen dafür. Angelehnt an klassische Co-Working-Spaces bieten die hubs feste Arbeitsplätze vor Ort und flexible Plätze für Homeoffice-Worker, die sich punktuell live treffen. Essenziell dabei ist nicht nur der persönliche Austausch, sondern auch die Möglichkeit, zu lernen und an Trainings teilzunehmen. Das ist etwas, was uns bei Foundever besonders antreibt: vom ersten Tag den Wunsch nach persönlicher Entwicklung zu wecken. Nicht selten fangen Kolleginnen und Kollegen bei uns als Servicemitarbeitende an und bekleiden einige Jahre später eine Führungsposition. (Zitat von Max auch hier?)
Hybrides Arbeiten – zeitgemäß, aber es erfordert Disziplin
Ganz klar, ein hybrides Onboarding aber auch das hybride Arbeiten generell erfordert ein individuell durchdachtes Konzept, eine exzellente Vorbereitung sowie technisch erprobte Abläufe und eine entsprechende Ausstattung. Vor allem aber Disziplin in der Umsetzung und bei der systematischen Optimierung – in Bezug auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, aber auch die Anforderungen des Unternehmens.
Wir bei Foundever nutzen die Vorteile flexibler Arbeitsformen bereits seit über zehn Jahren, unterstützt durch standardisierte und automatisierte Tools.
Wir geben allen Mitarbeitenden das Gefühl, an einem Strang zu ziehen, egal von welchem Ort aus und arbeiten stetig daran, unseren Onboarding-Prozess zu optimieren. Für eine erstklassige Employee Experience und Kundenerlebnisse, die begeistern.